Pakkumused muutuvad võrreldavaks alles siis, kui kõik pakkujad loevad sama kirjeldust ja saavad sellest ühtemoodi aru. Kui kirjeldus jätab ruumi, siis tulevad tagasi neli pakkumust, mis lahendavad nelja eri ülesannet, ja odavaim neist lahendab tavaliselt kõige kitsamat ülesannet.
Selle kirjelduse koostamine on omaette töö ja see tehakse enne hanke avaldamist. Meie tulem on kirjeldus ja hinnang. See on ka põhjus, miks meie soovitust saab lugeda ilma kõrvalhuvi kahtluseta.
Meil kehtib lihtne reegel: kui meie valmistasime hanke ette, siis meie sellel hankel ei paku.
01 · Teostatavuse eeluuring. Enne kui midagi kirjeldada, on vaja teada, mis on üldse võimalik ja mis maksab. Eeluuring vaatab olemasolevad süsteemid ja andmed üle, sõnastab lahendusvariandid ja võrdleb neid ühtedel alustel: maksumuse suurusjärk, risk, sõltuvused, ajakava ja mõju olemasolevale.
02 · Lähteülesande pakett. Kirjeldus, mille põhjal pakkuja saab hinnata ja mille põhjal saab hiljem vastu võtta. Sisaldab ulatust, nõudeid, andmevoogusid ja liideseid, mittefunktsionaalseid nõudeid, vastuvõtukriteeriume ja eeldusi. Siia kuulub ka see, mis jääb teadlikult esimesest etapist välja, sest just selle vaikimine teeb pakkumused võrreldamatuks.
03 · Pakkumuste hindamise tugi. Hindamiskriteeriumide koostamine enne hanke avaldamist ja pakkumuste sisuline võrdlus pärast laekumist. Küsimused, mida pakkujale esitada, ja märkused kohtade kohta, kus pakkumus lubab vähem, kui esmapilgul paistab.
04 · Sõltumatu järelevalve teostusel. Kui leping on sõlmitud, jälgib sama inimene, kes kirjelduse kirjutas, et tehtav vastaks kokkulepitule. Vahetulemite ülevaatus, vastuvõtukriteeriumide kontroll ja kirjalik seisukoht enne iga makseotsust.
Sõltumatus on selles neljandas sammus struktuurne. Meie tulem on kirjeldus ja hinnang, ehitusleping läheb pakkujale, ja seetõttu ei ole meil selles hankes muud huvi peale tellija oma.
Hangete klassifitseerimise poolel on lähtekohaks see, mida on tegelikult vaja: ärianalüüsi nõustamisteenuseid hangitakse Eestis tavaliselt CPV-koodi 72221000 all, süsteemianalüüsi ja programmeerimise tööd 72240000 rühmas. Millise koodiga hange avaldada ja mis vahe neil sisuliselt on, on läbi käidud meie artiklis süsteemianalüüsi ja ärianalüüsi kohta.
Lahendusvariandid, võrdlus ühtedel alustel, soovitus koos põhjendusega.
Ulatus, nõuded, liidesed, vastuvõtukriteeriumid, eeldused.
Kriteeriumid, osakaalud ja hindamisjuhend hindajale.
Nõue kuni pakkuja vastuseni, koos lünkade ja täpsustusküsimustega.
Kirjalik hinnang vahetulemile koos leidude ja soovitusega.
Kõik tulemid antakse üle redigeeritavas vormingus, sest hankedokumenti on vaja hiljem täiendada ja korduskasutada.
Turva- ja vastavusnõuded lähevad hankesse siis, kui nad on kirjeldusse kirjutatud kontrollitaval kujul. Ligipääsuloogika, andmete tundlikkus ja säilitusajad, logimine, varundus ja taastumine, sõltuvused kolmandate osapooltega. Kui need on kirjas alles lepingu üldsõnalises punktis, siis hind neid ei sisalda ja vastuvõtt neid ei kontrolli.
Sama kehtib isikuandmete kohta. Mida süsteem töötleb, mis alusel ja kui kaua, on kirjelduse küsimus enne, kui see saab olla andmekaitsespetsialisti küsimus.
Asutaja-analüütikul on 13+ aastat praktikat nõuete, süsteemikirjelduste ja andmemudelitega panganduses, telekomis, IT-konsulteerimises ja logistikas. Sinna kuulub töö mõlemal pool lauda: nii kirjelduse koostamine kui ka selle alusel pakkumuste ja teostuse hindamine.
MentiSeci esimene võidetud riigihange oli ärianalüüsi töö avaliku sektori asutusele. Kvalifikatsioon: BCS Foundation Certificate in Business Analysis. Töökeeled eesti ja inglise.
Iga vorm on lähtepunkt, mille ulatuse täpsustame vestluses ja fikseerime kirjalikus pakkumuses. Astmeid saab läbida eraldi või üksteisele loogiliselt järgnevana.
Fikseeritud ulatusega kirjalik raport enne otsust hanget alustada. Vastab küsimusele, millised lahendusteed on olemas ja mis neist tegelikult sobib.
Mis sisaldub:
Hankesse minev kirjeldus koos kõige sellega, mis teeb pakkumused võrreldavaks. Tulem on kirjutatud nii, et selle saab avaldada ükskõik millise pakkuja poole pöördudes.
Mis sisaldub:
Kriteeriumid enne avaldamist ja sisuline võrdlus pärast laekumist. Sobib siis, kui otsust peab kaitsma ka pärast selle tegemist.
Mis sisaldub:
Kirjelduse autor jälgib, kas teostus vastab kokkulepitule. Sobib siis, kui leping on pikk ja makseotsuseid tuleb teha vahetulemite põhjal.
Mis sisaldub:
Kirjutage, mida te hankida plaanite ja mis kuupäevaks otsus peab olema tehtud. Räägime ulatuse läbi ja saadame kirjaliku pakkumuse. Vastame ühe tööpäeva jooksul, esimene arutelu on tasuta.
